La organización del archivo responde a la necesidad de proporcionar una estructura lógica al fondo documental y de facilitar la localización de sus documentos para su posterior utilización. Esta organización comporta entre otras la tarea de clasificación para la que nos servimos de un instrumento denominado Cuadro de Clasificación .

Clasificar un Fondo Documental consiste en agrupar jerárquicamente los documentos mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los principios archivísticos de procedencia y orden original.

El Cuadro de Clasificación es un instrumento que refleja la estructura de la organización del fondo. Esta estructura se plasma en sucesivos niveles que corresponden a las áreas, secciones y series, y está basado en las funciones desempeñadas por los Ayuntamiento desde su creación hasta nuestros días.

Para el fondo municipal se estructura en cuatro grandes Áreas (Gobierno, Administración, Servicios, Hacienda). Estas áreas se subdividen en Secciones, que reflejan la división orgánica de la institución, y a su vez en Series.

  • 04.00.00.00 HACIENDA (área)
  • 04.03.00.00 INTERVENCIÓN ECONÓMICA (sección)
  • 04.03.01.01 Mandamientos de pago (serie)

La Ordenación de las series se realiza según el criterio que proceda en cada caso, atendiendo a la propia naturaleza de las series (cronológico, alfabético, numérico, alfanumérico)

La Descripción de las unidades documentales constituyen la parte culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia documentación: Informar. Si clasificamos y ordenamos la documentación es porque ésta contiene información y debemos hacerla accesible a través de instrumentos de descripción. El objetivo es confeccionar y ofrecer un Inventario del Fondo.

Describimos las series o unidades documentales, extrayendo los siguientes elementos de cada una:

  • Código: Hace referencia al código del Cuadro de Clasificación utilizado
  • Descripción de cada uno de los documentos o expedientes
  • Fechas: Años extremos
  • Signatura: Emplazamiento físico del documento. El primer número hace referencia a la caja en la que se encuentra y el segundo al lugar que ocupa dentro de esta: 001 / 12 (caja) (lugar dentro de la caja)