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En el sistema tradicional el documento firmado manualmente se guardaba en una carpeta en papel, se archivaba y había que recurrir al mismo cada vez que se quería consultar información de la solicitud.

Cuando un documento se presenta por Internet, ese documento electrónico junto a la firma del mismo se almacena en el Repositorio de Documentos Firmados Electrónicamente (RDF), que es una base de datos protegida que sirve de salvaguarda de la solicitud y para su utilización posterior en el caso que sea necesario.

Hacer legible un documento electrónico firmado.

Un documento está compuesto en general por dos elementos: el propio documento y la firma del mismo (conjunto de caracteres que es mezcla del contenido del propio documento y de la formula del certificado del solicitante). Para ver esos dos componentes de una manera más natural y que sea legible para la mayoría de personas existen varias posibilidades de entre ellas nos centramos en la de uso general del Gobierno de La Rioja:

Acrobat Reader (propiedad de Adobe) permite generar un documento en formato PDF e incorporar la firma electrónica en el mismo PDF posibilitanto la consulta de la firma, la validez de la misma y si el documento desde que se firmó ha cambiado.

Al ver el documento con Acrobat Reader, una vez pulsado el icono correspondiente a las firmas, se mostrarán los firmantes del documento.

En la práctica supone desarrollar un conjunto de programas para que cuando se presenta un documento, se haga automáticamente lo siguiente:

1. Convertir el documento a PDF
2. Presentar el PDF para la firma
3. Incluir la firma del PDF internamente en el documento
4. Incluir otros elementos (marca de agua) para hacer mas legible el mismo
5. Incluir CVD en el margen derecho de este documento

Esta funcionalidad está incluida en un conjunto de programas que llamamos Applet de Generación de Firmas de la CAR.

Comprobar la validez de un documento

Cuando se hace precisa la impresión de un documento electrónico, éste no puede reflejar la validez de las firmas, pero se puede verificar la validez de dicho documento en cuanto a firmas y contenido.

Este mecanismo de intermediación entre el papel y el documento electrónico se denomina Código de Verificación Documental (CVD), Código de Verificación Electrónico (CVE) o Localizador Electrónico de Documentos (LED).

Éste es un código aleatorio que se incorpora impreso al documento en papel y que permite recuperar el documento electrónico con sus firmas para su cotejo. Para ello se ha de acceder a la sede electrónica del Gobierno de La Rioja sin certificado digital e introducir el CVD en un formulario dispuesto a tal efecto.